La gestión del tiempo es todo un desafío, pero durante esta pandemia por el SARS-CoV2, en donde las reuniones virtuales se multiplican, es urgente mantener nuestra agenda al día.
Muchos periodistas saben que organizar los encuentros con los equipos implica tiempo para la organización, la emisión de múltiples correos electrónicos para notificar, recordar y dar seguimiento. Si a eso le agregamos los cursos de actualización que casi siempre tenemos en la agenda, así como las citas para entrevistas, recorridos y demás actividades, bueno la situación podría desbordarse.
En este contexto, cabe recordar la utilidad de la herramienta Calendly.
Calendly es un software organizacional para optimizar la agenda y se ajusta a las necesidades del usuario con base en su profesión y actividades.
Para empezar a usarla hay que registrarse con el correo electrónico, ya que sincroniza los diferentes calendarios, pero igual y es más fácil a través de la cuenta de Google. Se deben otorgar permisos por lo que es conveniente leer los términos de privacidad.
Como es común, la herramienta ofrece servicios limitados de forma gratuita, y para las características más atractivas se debe obtener una versión Premium o Pro.
Tras el registro, la herramienta guía paso a paso para configurar la cuenta; primero muestra un calendario en donde se debe establecer el horario laboral. También pregunta qué rol se desempeña dentro de la organización a fin de brindar una mejor experiencia al usuario.
Así de simple se inicia con la generación de una cita o reunión y la sincronización con los diferentes tipos de calendarios.
Para generar el evento o cita hay que agregar el nombre, seleccionar en dónde ocurrirá, por ejemplo reunión en persona, llamada telefónica, Google Meet, Zoom, Go To Meeting, o personalizar; posteriormente, la duración (de 15 a 60 minutos).
También hay opción para ofrecer información adicional a los invitados, por ejemplo para que lleguen preparados sobre el tema a tratar o con datos específicos, e igual la generación de notificaciones programadas y recordatorios (incluso vía SMS) o bien cancelaciones, así como correos electrónicos de seguimiento tras el encuentro.
El vínculo de dicho evento se podrá compartir con quien se decida. Además, se puede generar un código para insertarlo en nuestro sitio web, una función especialmente útil cuando se ofrecen servicios adicionales, por ejemplo de consultoría, asesoría o clases independientes.
Se pueden establecer eventos recurrentes como actividades ya programadas o pactadas previamente hasta con 60 días de anticipación.
Asimismo, se tiene la opción de establecer horarios y días en los que no se está disponible a fin de que colegas o clientes tengan en cuenta dicha restricción, o bien algunos minutos entre evento y evento que sirven para considerar en el calendario el tiempo de preparación entre uno y otro.
Calendly también permite crear y gestionar el trabajo de un equipo, cuyos integrantes podrán tener su propio enlace personal. Con la opción de pago se logra rotar eventos, que los invitados puedan sostener sus propias reuniones y generar informes y/o análisis de equipo.
Es importante subrayar que si algún periodista se dedica a la consultoría u ofrece algún tipo de clases, asesorías o servicios esta herramienta es ideal, ya que con ella además de gestionar horarios se consigue optimizar tours, seminarios web y facilitar los pagos.
La opción de pago Premium genera métricas e informes e integra el calendario con más de 700 aplicaciones, además de Zoom, GoToMeeting; en tanto la Pro también con Salesforce, HubSpot, Stripe, PayPal, Google Analytics, y Facebook Pixel.
El costo por usuario para la cuenta Premium es de ocho dólares al mes, y para la cuenta Pro, doce.
Calendly brinda 15 días de prueba gratuita, y al concluir la cuenta se traslada al paquete básico a menos que quiera subir de categoría con la compra del paquete preferido.
Se ofrecen tarifas preferenciales para organizaciones sin ánimo de lucro.
Actualmente, Calendly cuenta con más de 2 millones de usuarios en más de 22 mil empresas de todo el mundo.
Miriam Estrada Dorantes
Periodista
@miriestra
