Para un periodista es complicado mantener la agenda organizada y actualizada, de ahí el auge de los gestores de tareas y aplicaciones que ofrecen ayuda para aumentar la productividad.
Todoist es una plataforma web y con apps para dispositivos que ofrece un servicio robusto y con funcionalidades sumamente prácticas aún en su versión gratuita.
La interfaz cuenta con un diseño minimalista –no usual en este tipo de aplicaciones– con la característica central de que permite verificar, de un vistazo, las tareas pendientes por día o semana (plazos comunes en la rutina periodística).
El manejo en sí de este servicio es sumamente intuitivo (la interfaz está en español y en otros muchos idiomas). El sistema anidado que utiliza la aplicación permite programar Proyectos subdivididos en Tareas, pero también es posible agregar estas últimas en forma aislada. Todo puede ser remitido al archivo una vez completado.
En la imagen siguiente se presenta una propuesta para organizar y planificar la rutina de un medio digital:
Al ser un servicio multiplataforma, Todoist permite sincronizar la información desde la página web y cualquier dispositivo inclusive los denominados wearables (tecnología de vestir) como el Apple Watch.
Adicionalmente la información ya agregada a la plataforma, puede ser consultada fuera de línea (offline) a través de la aplicación disponible para los principales sistemas operativos (iOS y Android), y su integración a diversos servicios con extensiones de navegador (Chrome, Safari y Firefox), y con plugins para correo (Gmail, Outlook).
Aunque se puede utilizar en solitario, Todoist despliega todo su potencial en el trabajo por equipo (razón de ser de los proyectos). Las funcionalidades permiten delegar tareas, asignar nivel de prioridad, fecha de vencimiento, algunos filtros (personalizados, sólo en la versión de pago) y etiquetas (para usuarios premium).
Un gestor de proyectos divertido y con inteligencia artificial
Aunque pudieran ser consideradas esenciales, el servicio ofrece dos características poco usuales en gestión de tareas y proyectos.
La primera característica es Todoist Karma, una experiencia gamificada, esto es inspirada en los juegos en línea y que consiste en adjudicar recompensas (puntos en Karma positivo) por cada tarea que el usuario reporte como terminada a tiempo.
La intención de este sistema exclusivo de Todoist, –señala el corporativo– es mantener motivado al usuario mediante coloridas gráficas basadas en el logro de objetivos (por día o semana), y con ello ir desbloqueando niveles (para pasar de Principiante hasta Iluminado):
La segunda característica de Todoist se denomina Programar Inteligente, y su propósito es abatir las tareas vencidas, lo cual según señala el corporativo, afecta a más del 70 por ciento de sus usuarios.
Se indica que esta funcionalidad está basada en Inteligencia Artificial, esto es la capacidad de un robot de resolver problemas mediante la “facultad de razonamiento” de un agente no vivo.
Programar Inteligente usa modelos predictivos que sugieren al usuario fechas para reprogramar las tareas vencidas (una por una o por lote), a fin de equilibrar la carga de trabajo.
Para encontrar nuevas e ideales fechas de vencimiento de tareas, el modelo predictivo se basa en (y “aprende” de) los hábitos del usuario a través del uso diario. Asimismo, toma en cuenta otros criterios como: urgencia de la tarea; productividad de días laborables contra fines de semana; próximas tareas y el histórico de cumplimiento de objetivos diarios y semanales.
La sugerencia para reprogramar una tarea no es obligatoria: el usuario siempre tendrá la opción de aceptarla, rechazarla o editarla, conforme a sus prioridades.
Reflexión personal
Aunque Todoist en su versión básica o gratuita ofrece prestaciones interesantes, es evidente que se reserva algunas esenciales para el usuario premium (como las etiquetas y los recordatorios).
Cuenta con una extensa lista de atajos (keyboard shortcuts) para agilizar la introducir la información mediante el lenguaje natural de Añadir Rápido, que automáticamente reconocerá cada detalle de una tarea (nombre, prioridad, etiquetas, fecha de vencimiento) escritos todos en el mismo campo.
Asimismo, la invitación a probar la herramienta Programar Inteligente sugiere que en un futuro se tratará de una funcionalidad de pago para el servicio que el refugiado bosnio Amir Salihefendic ideó en 2007 y en el cual trabajan medio centenar de desarrolladores (Doisters) desde 20 países para servir a 13 millones de usuarios.
