Trello, más que un organizador de tareas

Trello es una aplicación interesante para el profesional del periodismo que puede ser utilizada para dar seguimiento a proyectos de investigación, capturar listas de tareas, planear con anticipación y colaborar con una gran cantidad de personas.  

Es un servicio en la web, que cuenta además con aplicaciones para dispositivos móviles iPhone y Android. Trello Ofrece un plan gratuito y opciones de pago (Business Class) que otorgan mayores funcionalidades, pero para el usuario común se afirma que con el primero es más que suficiente para sus necesidades.

La principal característica de Trello es ser totalmente visual. Su manejo es intuitivo (de hecho, su sitio web no incluye un manual de instrucciones). La simplicidad de diseño de Trello se refleja en que cuenta con sólo tres componentes:

• Board (tablero, esto es el proyecto o actividad principal)
  • Lists (listas o fases del proyecto)
    • Cards (tarjetas o tareas específicas dentro de cada fase)

Por cada tablero debe haber al menos un administrador, quien tiene entre sus principales funciones crear las listas y tarjetas y asimismo asignar tareas a otros participantes (miembros), que previa invitación hayan integrado al equipo. Todos podrán editar contenidos y adjuntar archivos, entre otras actividades. De cada modificación, el sistema toma nota y emite notificaciones al administrador como mecanismo de seguimiento.

En términos de visibilidad, el trabajo que desarrolle el equipo podrá estar o no a la vista de otros, ya que podrá ser privado o público (en este caso, el tablero podrá aparecer en los resultados de buscadores como Google). De hecho, la plataforma Trello cuenta con una sección de tableros públicos con la posibilidad de suscribirse cualquiera de ellos para recibir notificaciones, e inclusive otros que pueden ser utilizados como plantilla (template).

Trello puede ser utilizada para un proyecto individual, pero es en el campo profesional y en el trabajo en equipo que esta aplicación despliega todo su potencial, sobre todo a partir de su integración con otros servicios como Twitter, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, Evernote, etc.

Cómo empezar

Se ingresa a la página de inicio de Trello para crear una cuenta con los datos usuales (nombre, correo electrónico y contraseña), aunque también es posible registrarse con credenciales de la cuenta Google. Por defecto se crea un tablero de bienvenida con la opción de crear otros adicionales, así como integrar el equipo y añadir las primeras listas y tarjetas o tareas.

La dinámica del tablero es ir avanzando las tarjetas a través de listas de progresión que el administrador defina previamente, por ejemplo: to do (pendiente) / doing (en proceso) / done (concluido).

Para ello, utilizando el ratón sólo hay que arrastrar y soltar (drag & drop) la tarjeta a su nueva ubicación (por ejemplo: pendiente→en proceso). La tarea (esto es la tarjeta) se traslada con todo y su contenido: nombres de participantes, texto, imágenes, links, checklist, fecha de vencimiento (due date), etiquetas, pegatinas, etc. Existe la opción de enviar al archivo, cuando estos elementos ya no son necesarios pero no se desea eliminarlos.

El tablero cuenta con la opción de vista de calendario.

A continuación, un ejemplo de tarjeta o tarea que en número de una o más integran una lista:

Un tablero con bastante actividad, puede presentar la siguiente vista, con lo que puede constatar el orden en que se encuentran todos sus elementos:

¿Y en la redacción?

El software de gestión de proyectos ayuda a “visualizar de forma global el ciclo de vida del proyecto” y con ello se simplifica el seguimiento, “evitando de esta manera desviaciones tanto en plazo, presupuesto y/o calidad”, y ello deriva en un mayor control en todo, según Cobian citado por la maestrante Belén Soto en su trabajo de tesis en la Universidad Politécnica de Valencia.

En su trabajo de titulación de pregrado, el estudiante Joel Castillo Díaz identifica dos medios españoles especializados en videojuegos (AlfaBetaJuega y Vandal) con redacciones periodísticas que operan exclusivamente en la red. Ambos casos tienen en común el empleo de canales como aplicaciones de mensajería instantánea, e-mail y Hangouts, pero el segundo resalta la utilidad de Trello en la gestión de las actividades del Comité Editorial, entre otras áreas.

“La principal herramienta a la hora de organizar el reparto de informaciones a tratar día a día es Trello, una página web que permite, precisamente, crear una redacción digital”, señala Castillo en su trabajo de tesis.

Otro uso para el servicio Trello es de “repositorio de ideas”, para la captura de notas de temas a desarrollar, según señala la periodista Olivia Liendo, de la cadena Univisión, en una publicación a través de la plataforma Medium.

De hecho, y aunque Trello no se ha propuesto plantearlo así, su página web cuenta con un repositorio de plantillas para el workflow editorial (flujo de trabajo) a través de medios como video, podcast, blog, etc.. Aquí algunos ejemplos en inglés:

• https://trello.com/b/mo04wOm4/editorial-calendar
• https://trello.com/b/e8AKTZIS/youtube-editorial-calendar
• https://trello.com/b/7BjapUTU/unthinkable-podcast-editorial-workflow
• https://trello.com/b/UQk1wa4a/editorial-calendar
• https://trello.com/b/HoBTnV11/blog-content-calendar-detailed
• https://trello.com/b/aC2tvnE9/digital-posting-schedule

Escribe
Bárbara Vázquez
Activa en el periodismo desde 1984
Administra el blog Muyjuarense.com | Frontera cultura
Twitter: @bvazquez4